Kostnaden för en företagsväxel beror på vad företaget beställer. Användare, gemensamma nummer, funktioner och införande kan påverka priset. Jämför därför totalsumman för samma behov och period. Ett frånpris eller ett belopp per användare räcker inte för att avgöra vad hela företagets telefonilösning kommer att kosta.
Börja med en specificerad offert. På sidan för företagsväxel finns aktuella alternativ att utgå från. Den här guiden visar hur ni granskar kostnadsdelarna och jämför offerter utan att blanda ihop olika omfattning. Räkneexemplet längre ned är enbart pedagogiskt och beskriver inga aktuella priser eller löften om vad en viss växeltjänst kostar.
Vilka delar kan finnas på fakturan?
Skilj grundavgift från användarkostnad. Be leverantören visa eventuell gemensam avgift för företaget och kostnad för varje användare eller användarroll. Fråga om alla personer behöver samma licens. Någon kanske bara ska kunna ta emot samtal medan en annan behöver administrera och följa upp dem. Offerten ska ange vilken roll och vilka funktioner varje prisrad omfattar.
Kontrollera nummer och gemensamma funktioner. Företagets huvudnummer, extra funktionsnummer och svarsgrupper kan prissättas på olika sätt. Telias presentation av en växel för små företag visar exempel på användare och tillägg som behöver särskiljas. Utgå från den specifika offert ni får. Det går inte att överföra en leverantörs prismodell till alla andra tjänster.
Be om en lista över möjliga engångskostnader. Det kan handla om sådant som installation, konfiguration, utbildning eller flytt av nummer om dessa delar debiteras. Fråga även vad som ingår utan separat avgift. En tom kostnadsrad ska förklaras: betyder den att tjänsten ingår, att den inte behövs eller att priset ännu inte är beräknat?
Så skapar ni ett jämförbart behovsunderlag
Mall för offertjämförelsen
| Kostnadsdel | Fyll i för varje alternativ |
|---|---|
| Återkommande | Grundavgift, användare, nummer och valda tillägg per månad. |
| Vid start | Installation, nummerflytt och introduktion om de debiteras separat. |
| Vid förändring | Pris och villkor när användare tillkommer eller tjänster avslutas. |
Skriv samma beställning till varje leverantör. Ange antal användare, önskade nummer och vilka samtalsflöden ni behöver. Beskriv öppettider, frånvaro och hur samtal ska hanteras när ingen svarar. Lägg till behov av administration och support. Då kan leverantörerna föreslå rätt omfattning och ni slipper jämföra ett enkelt grundpaket med en betydligt större lösning.
Dela upp önskemålen i nödvändigt och möjligt senare. Ett litet företag kanske behöver ett gemensamt nummer och tydligt återkopplingsansvar nu, medan mer avancerad rapportering kan vänta. Be om pris för båda nivåerna. Guiden om mobilväxel för småföretag hjälper er att välja funktioner utifrån arbetet, innan ni räknar på den mest omfattande versionen.
Använd samma tidsperiod och momsgrund. Kontrollera om beloppen visas inklusive eller exklusive moms och vad priset blir efter en eventuell rabattperiod. Redovisa engångsavgifter separat från månadsavgifter. Om offerterna har olika avtalslängd ska skillnaden framgå tydligt. En jämförelse över ett gemensamt tidsspann behöver också visa eventuella betalningar som återstår efter den perioden.
Ett enkelt räkneexempel
Räkna först fram månadskostnaden. Anta en helt påhittad offert med en gemensam avgift på 300 kronor, fem användare för 80 kronor vardera och ett tillägg på 100 kronor per månad. Då blir den återkommande kostnaden 300 + 5 × 80 + 100 = 800 kronor per månad. Beloppen är räknetal för metoden och inte ett erbjudande.
Lägg sedan till startkostnaden för jämförelseperioden. Om samma påhittade exempel har en startavgift på 1 200 kronor blir kostnaden för tolv månader 1 200 + 12 × 800 = 10 800 kronor på samma momsgrund. Det förutsätter att inga andra avgifter eller prisändringar tillkommer i exemplet. Kontrollera de verkliga villkoren och för in varje känd kostnad innan ni använder modellen för ett beslut.
Räkna också på en förändring i teamet. Vad kostar samma lösning om två personer tillkommer efter halvårsskiftet? Vad händer om någon slutar? Be leverantören förklara om licenser kan ändras, när ändringen gäller och om det finns en minsta debitering. Redovisa grundscenariot och förändringen var för sig, så att osäker tillväxt inte göms i en enda totalsumma.
Ingår mobilabonnemang och telefoner?
Be om ett tydligt svar för varje del. Växeln, mobilabonnemanget och telefonen fyller olika funktioner och kan ha olika avtalsvillkor. Om allt säljs tillsammans behöver ni ändå kunna se kostnadsfördelningen. Kontrollera om befintliga abonnemang fungerar eller måste bytas. Det påverkar både det nya upplägget och eventuell kostnad som finns kvar i gamla avtal.
Räkna inte samma del två gånger. Om en funktion redan ingår i ett paket ska den inte samtidigt läggas till som separat tillval i er kalkyl. Be leverantören markera vilka rader som är alternativ och vilka som summeras. Jämför även mobilabonnemang för företag separat när ni behöver byta telefonitjänst, så att växelns merkostnad går att förstå.
Tillbehör hör till smartphonepaketet. Hos MobilPartner ingår minst skal, skärmskydd, laddare och Bluetooth-headset när abonnemanget innehåller en smartphone. Det innebär inte att dessa tillbehör ingår i varje fristående växelbeställning. Kontrollera om arbetsrollen behöver annan utrustning och om headsetet fungerar med det valda arbetssättet. Lägg bara till kostnader som inte redan omfattas av beställningen.
Vad kostar införande och löpande ändringar?
Bestäm vem som bygger samtalsflödet. Fråga om leverantören hjälper till med öppettider, meddelanden, svarsgrupper och tester. Ange vilka delar företaget själv kan sköta och var ni behöver hjälp. Om utbildning ingår, kontrollera vilka personer som får delta och hur nya kollegor introduceras senare. Införandet är lättare att jämföra när leveransen beskrivs konkret.
Fråga vad supporten omfattar. Vilka tider kan ni få hjälp och hur hanteras ändringar som ni inte kan göra själva? Be om pris eller prismodell för sådana beställningar. Om företaget saknar egen administratör kan stödet vara en viktig del av valet. Det billigaste grundpaketet är inte automatiskt det lägsta utfallet när nödvändigt arbete läggs till.
Planera nummerflytten som en egen aktivitet. Samla nummer, ägaruppgifter och önskat datum innan ni beställer. Använd guiden om att flytta företagets mobilnummer för förberedelserna och kontrollera även växelnumrens hantering med leverantören. Be om en ansvarig kontakt för bytet. Kostnad och ansvar ska vara tydliga innan en förändring påverkar företagets kundkontakt.
Så väljer ni utan att stirra på frånpriset
Sammanställ tre kolumner för varje alternativ. Visa vad som ingår, vad som kostar extra och vad som ännu är oklart. Lägg därefter den beräknade totalkostnaden bredvid. Då blir det synligt om ett billigare alternativ saknar en funktion som företaget måste köpa separat. Be om komplettering innan ni jämför offerter som fortfarande bygger på olika antaganden.
Knyt kostnaden till ett fungerande arbetssätt. Bestäm hur ni följer upp svar, återkoppling och administration efter starten. Guiden om svarsgrupper och samtalsköer hjälper er att formulera praktiska tester. Välj den lösning vars innehåll, ansvar och fulla kostnad ni kan förklara för både kollegorna och den som godkänner inköpet.