Jobbmobilen innehåller ofta mycket mer än telefonnummer. Där finns mejl, bilder, dokument och vägar in till företagets tjänster. Med några enkla vanor kan du minska risken för både skador och onödiga avbrott.
Du behöver inte göra allt på en gång. Börja med att kontrollera skärmlås, uppdateringar och säkerhetskopiering. Bestäm sedan vem som ska hjälpa till om en telefon försvinner eller slutar fungera. De tio tipsen nedan ger ett praktiskt underlag för en gemensam rutin på företaget.
1. Använd ett skärmlås som bara du känner till
En telefon som lämnas olåst gör det lättare för någon annan att läsa det som finns på skärmen. Använd en ordentlig kod och den biometriska upplåsning som företaget tillåter, till exempel fingeravtryck eller ansiktsigenkänning. Välj inte en kod som arbetskamrater eller bekanta enkelt kan gissa. Låt telefonen låsas automatiskt när du inte använder den och kontrollera att inställningen verkligen är aktiverad.
Var också uppmärksam när du knappar in koden på tåget, i kön eller vid ett kundbesök. Dela inte koden för att någon tillfälligt ska använda en app. Om flera personer måste dela en enhet behöver företaget ett särskilt arbetssätt för den, så att ansvaret inte hänger på en kod som alla känner till.
2. Håll telefonen och apparna uppdaterade
Kontrollera regelbundet om det finns uppdateringar för telefonens system och arbetsappar. Uppdateringar kan innehålla rättningar av säkerhetsproblem och andra fel. Följ företagets rutin om enheten hanteras av en it-ansvarig. Om en viktig app behöver kontrolleras före en uppdatering ska det finnas någon som ansvarar för den kontrollen, så att uppdateringen inte blir liggande utan ett tydligt beslut.
Planera installationen till en tid när du kan vara utan telefonen en stund. Se till att den har tillräcklig laddning och en lämplig uppkoppling. En enkel påminnelse i kalendern kan hjälpa om uppdateringar inte sköts automatiskt. Titta samtidigt på appar som inte längre används och fråga om de kan tas bort enligt företagets regler.
3. Säkerhetskopiera det som företaget behöver
Fundera på vad som skulle gå förlorat om mobilen inte gick att starta i morgon. Är bilder från ett kundjobb bara sparade på telefonen? Finns viktiga anteckningar i en app som ingen annan kommer åt? Bestäm var arbetsmaterial ska lagras och kontrollera att det faktiskt hamnar där. En inställning som en gång aktiverats är inte samma sak som en nyligen kontrollerad säkerhetskopia.
Använd företagets godkända lagring och håll isär arbetsmaterial och privata konton. Prova att öppna ett lämpligt testdokument från den plats där säkerhetskopian eller synkroniseringen ska finnas. Du behöver veta hur informationen ska återställas innan något händer. Utse någon som kan hjälpa till med återställning och som förstår vilken information verksamheten behöver få tillbaka först.
4. Ge appar bara den åtkomst de behöver
En app kan be om tillgång till kamera, mikrofon, kontakter eller plats. Fundera på om åtkomsten behövs för arbetsuppgiften. En app som används för att fotografera en leverans behöver exempelvis kameran, men det betyder inte automatiskt att alla andra behörigheter är nödvändiga. Följ företagets anvisningar och använd de alternativ som passar uppgiften när telefonen frågar.
Gå igenom inställningarna när en app börjar användas på ett nytt sätt eller när medarbetaren byter roll. Installera arbetsappar från godkända källor och undvik att följa okända installationslänkar i meddelanden. Om du är osäker, be den som ansvarar för företagets telefoner att kontrollera appen. Det är enklare att fråga först än att reda ut ett okänt program senare.
5. Stanna upp när ett meddelande kräver snabba åtgärder
Ett mejl eller sms kan se ut att komma från en kollega, leverantör eller välkänd tjänst utan att göra det. Var extra uppmärksam när någon kräver att du snabbt ska logga in, betala eller godkänna något. Läs avsändaren och sammanhanget. Om något känns oväntat kan du öppna tjänstens vanliga app eller skriva in den kända adressen själv i stället för att använda länken.
Kontrollera viktiga förfrågningar genom en kontaktväg du redan känner till. Ring exempelvis kollegans sparade nummer när ett meddelande ber om en ovanlig betalning. Använd inte ett nytt nummer som står i samma misstänkta meddelande. Rapportera händelsen enligt företagets rutin även om du inte klickade. Då kan fler medarbetare få hjälp att känna igen samma försök.
6. Skydda även kontona som mobilen öppnar
Telefonens skärmlås är en del av skyddet. Företagets mejl och andra tjänster behöver också lämpliga inloggningsmetoder. Använd unika lösenord och flerfaktorsautentisering där företagets tjänster stöder det. En lösenordshanterare som företaget godkänt kan hjälpa till att hålla ordning. Undvik att spara lösenord i vanliga anteckningar eller skicka dem mellan kollegor i chattar.
Planera hur en medarbetare kommer in i sina konton om mobilen går sönder. Återställning ska ske via företagets godkända rutiner, inte genom att flera personer delar samma inloggning. Apple beskriver exempelvis säkerhetsinställningar för Apple-konton på sin sida om integritet och kontroll. Kontrollera vilka alternativ som gäller för de tjänster just ert företag använder.
7. Förbered er på att en telefon kan försvinna
Ha en tydlig kontaktväg för den som tappar sin mobil. Medarbetaren behöver veta vem som ska informeras och hur företaget kan begränsa åtkomsten till arbetskonton. På en iPhone kan Apples Hitta-funktion användas för att hantera en försvunnen enhet när den har konfigurerats för det. Följ Apples aktuella anvisningar för en stulen iPhone och företagets egna instruktioner.
Försök inte själv konfrontera någon utifrån en platsmarkering. Fokusera på att rapportera händelsen, skydda informationen och få rätt hjälp. Spara nödvändiga enhetsuppgifter i företagets inventering i förväg. De ska gå att hitta utan den försvunna mobilen. Om telefonen hanteras av företaget behöver it-ansvarig avgöra vilka åtgärder som passar situationen.
8. Välj skal och skärmskydd efter arbetsmiljön
En mobil som följer med i en verktygsväska utsätts för andra saker än en telefon som mest ligger på ett skrivbord. Titta på hur den bärs, var den läggs och vad som brukar orsaka skador. Ett passande skal kan ge bättre grepp, och ett skärmskydd kan vara ett extra skydd mot vissa repor och påfrestningar. Inget tillbehör garanterar att telefonen klarar alla fall.
Kontrollera exakt modell när du köper tillbehör. Närliggande modellnamn betyder inte alltid att mått och kamerautskärningar är samma. Hos Mobilexperten kan du se mobiltillbehör och kontrollera kompatibiliteten. Byt ett skadat tillbehör när det inte längre fyller sin funktion och följ tillverkarens råd för rengöring av telefonen.
9. Tänk på vad andra kan se och höra
Skärmen kan visa mer än du tänker på under ett möte eller en resa. Se över förhandsvisningar av meddelanden på låsskärmen och undvik att öppna känsligt material där andra lätt ser det. Tänk också på vad du säger i telefonsamtal på offentliga platser. Ett headset gör händerna fria, men det gör inte ett högt samtal privat.
Använd företagets godkända uppkoppling och säkerhetsrutiner när du arbetar utanför kontoret. Om det är oklart vilket nätverk som är rätt, fråga innan du ansluter till viktiga system. Behöver företaget en tydligare lösning för arbete på resande fot kan ni jämföra företagsabonnemang och bestämma hur internetdelning ska användas.
10. Ha en rutin när mobilen byter användare
När någon slutar eller får en ny telefon behöver företaget ta hand om både enheten och kontona. Kontrollera att arbetsmaterial är sparat på rätt plats, att åtkomst hanteras och att telefonen görs i ordning enligt företagets rutin. Radera inte den gamla mobilen innan ni vet att viktig information går att komma åt på annat sätt. Låt ansvarig person kontrollera stegen.
Samma genomgång är användbar när ni planerar nästa inköp. På Nymobil finns ett bredare mobilutbud att jämföra, och hos MobilPartner kan ni diskutera företagets telefoni. En ny modell ersätter däremot inte bra rutiner. Det mest användbara skyddet är ett arbetssätt som medarbetarna förstår, kan följa och får hjälp med när något händer.