En medarbetares sista dag närmar sig. Telefonen ska lämnas tillbaka, men det finns också ett kundnummer, arbetsmaterial och konton som behöver tas om hand. Börja före den sista arbetsdagen. Om företaget väntar till återlämningen kan en enkel övergång bli ett ärende där ingen längre har åtkomst till det som behöver kontrolleras.
Planera överlämningen som flera uppgifter. Mobilen är en fysisk tillgång, numret är en tjänst och kontona styr olika delar av arbetet. Den här guiden gäller när en anställd slutar eller inte längre behöver sin jobbiPhone. Den fokuserar på en kontrollerad återlämning och fortsatt kundkontakt, inte på generella säkerhetstips eller alla juridiska frågor vid en avslutad anställning.
Bestäm vem som gör vad
Utse en samordnare. Personen behöver inte utföra alla tekniska steg, men ska följa upp att varje del blir klar. Låt chef, IT och ekonomi veta vilket datum som gäller. Ange vem som tar emot utrustningen och vem som ansvarar för numret. I ett litet företag kan samma person ha flera roller, men uppgifterna ska ändå vara tydligt beskrivna.
Ge användaren besked i tid. Skriv vad som ska lämnas tillbaka och vilka egna uppgifter personen behöver hantera. Ange var arbetsmaterial ska sparas innan konton avslutas. Fråga om något viktigt bara finns i telefonen. Det gör det möjligt att ta hand om materialet tillsammans i stället för att försöka återskapa situationen när personen inte längre arbetar i verksamheten.
Ta fram ett gemensamt datum. Återlämning, ändrad åtkomst och övergång av kundkontakt behöver planeras tillsammans. Kontrollera om personen ska arbeta ända till sista dagen eller lämna utrustningen tidigare. Ett datum för ett kontoavslut ska inte väljas på chans om ett pågående uppdrag fortfarande behöver slutföras. Följ företagets beslut och den ansvarigas instruktioner.
Ta hand om kundnummer och kontaktvägar
Kontrollera vem som är kund för numret. Det kan stå på företaget eller på en privat person trots att det används i jobbet. Fråga operatören vad som gäller innan ändringar beställs. Företagets vilja att behålla numret är inte samma sak som en färdig rätt eller administrativ möjlighet att ta över en privat tjänst. Hantera detta i god tid med behöriga personer.
Välj nästa mottagare av kundkontakten. Ska numret användas av en kollega, hänvisa vidare eller avslutas efter en övergång? Be leverantören beskriva vilka funktioner som finns. Kontrollera vad kunder faktiskt möter och vem som hanterar röstmeddelanden. Att lämna telefonen på en hylla gör inte kundkontakten omhändertagen, även om abonnemanget fortsätter att betalas.
Uppdatera företagets egna uppgifter. Gå igenom signaturer, kontaktlistor och andra platser där personen eller numret visas. Prioritera det som kunder använder. Om en tillfällig hänvisning ska finnas behöver någon följa upp när den tas bort. Skriv ansvar och datum så att ett kort övergångsläge inte blir en permanent kontaktväg till någon som inte längre arbetar där.
Spara arbetsmaterial på rätt plats
Lista lokalt material före radering. Bilder från uppdrag, anteckningar och filer kan behöva lämnas till företaget. Kontrollera vad som redan finns i delade tjänster och vad som bara ligger i enheten. Låt en behörig kollega prova att öppna det överlämnade materialet. Ett namn i en mapp räcker inte om filen fortfarande kräver den avgående personens åtkomst.
Håll privat material separat. Om privat användning har tillåtits behöver personen få veta hur egna bilder och konton kan hanteras inför återlämningen. Företaget ska inte samla in privata lösenord för att spara arbetets dokument. Följ den överenskomna rutinen och ta hjälp om arbetsmaterial och personliga uppgifter är sammanblandade. Målet är ett begripligt överlämnande, inte en oplanerad genomgång av privat innehåll.
Apple beskriver vad som behöver göras innan en iPhone lämnas vidare och varnar för att radera synkroniserat innehåll manuellt på fel sätt. Följ rätt ordning för konto och radering. Läs Apples råd inför överlämning tillsammans med företagets IT-rutin. Om telefonen är hanterad ska administratören ange stegen som gäller den miljön.
Ändra konton med behörig hjälp
Stäng inte bara en app på skärmen. Åtkomst till mejl, arbetsverktyg och verifiering behöver hanteras i respektive tjänst enligt företagets process. IT-ansvarig ska veta vilka konton och enheter som berörs. Kontrollera att arbetsmaterialet redan är överlämnat och att avslutet görs vid rätt tid. Att logga ut från en telefon är inte automatiskt samma sak som att avsluta personens åtkomst till hela verksamheten.
Planera även administratörsroller. Om den som slutar har skött abonnemang eller IT behöver en ny behörig person få rätt ansvar. Följ den godkända överföringen för kontona. Gör inte nästa kollega beroende av ett privat konto som fortfarande tillhör den avgående personen. Ta fram kontaktvägar och underlag som den nya ansvariga behöver för att sköta vardagen.
Kontrollera telefon och tillbehör
Ta emot enheten mot inventeringen. Notera vilken telefon som återlämnas och vilka tillbehör som ingår. Dokumentera synliga skador på ett sakligt sätt och följ företagets rutin om något behöver utredas. Ett återlämningskvitto kan ange datum och mottagare. Kontrollera även om enheten ska repareras innan den kan användas igen, i stället för att lämna samma fel vidare till nästa person.
Bestäm nästa användning innan försäljning. Om mobilen ska återanvändas i företaget kan den behöva finnas kvar i er hantering, medan försäljning kan kräva andra steg. Be administratören ange hur kontokopplingar och eventuell aktiveringslåsning ska tas om hand. Bekräfta att nästa användare kan börja på rätt sätt. En tom skärm är inte ensam ett bevis för att telefonen är redo att lämnas vidare.
Prova starten med nästa användare. Om telefonen ska stanna i företaget ska den kunna följa den beslutade installationsrutinen. Markera om något fortfarande hindrar nästa utlämning och vem som tar hand om det.
Ekonomi behöver ett tydligt besked
Kontrollera kvarvarande avtal. Abonnemang, utrustningsbetalning och andra tillägg kan ha olika perioder. Fråga leverantören vad som kan ändras och vad som fortsätter att kosta. Avslut på en anställning avslutar inte automatiskt dessa åtaganden. Ange vad som ska göras för varje tjänst och låt ekonomi följa upp att fakturorna stämmer med det beslut företaget har fattat.
- Telefon och tillbehör har tagits emot och registrerats.
- Arbetsmaterial finns tillgängligt för rätt kollega.
- Konton och behörigheter har hanterats av ansvarig.
- Kunder når den kontaktväg företaget har valt.
- Abonnemang och andra betalningar har ett beslutat nästa steg.
- Återanvändning, service eller försäljning har en ansvarig.
Avsluta när alla delar är bekräftade. Spara underlaget hos företaget och ange eventuella öppna frågor. För frågor om tjänsten kan ni gå vidare via företagsabonnemang, läsa köpvillkoren och kontakta MobilPartner. Be om vad som gäller i ert befintliga avtal. En färdig överlämning gör både nästa arbetsdag och nästa utlämning enklare.