Telefonen är levererad och kontot fungerar. Ändå tar det första kundsamtalet längre tid eftersom användaren inte hittar kontakten, texten är för liten och rätt arbetsapp ligger långt bort på hemskärmen. Gör iPhonen användbar för arbetsdagen. En kort introduktion med verkliga uppgifter hjälper mer än att bara lämna ut laddare och en lista med appar.
Den här checklistan gäller introduktionen till arbetet. Den går inte igenom överföring från en gammal telefon eller företagets fullständiga säkerhetspolicy. Utgå från att rätt installationsväg och konton redan har godkänts. Målet är att användaren ska kunna göra sina viktigaste uppgifter, förstå kontaktvägarna och veta hur mobilen ska fungera under en normal arbetsdag.
Utgå från personens roll
Välj tre uppgifter som behövs direkt. För en receptionist kan det vara att ta emot samtal, hitta rätt kollega och hantera frånvaro. För en fältarbetare kan det vara att öppna ett uppdrag, dokumentera det och skicka tillbaka resultatet. Gör introduktionen kring dessa uppgifter. Samma telefon behöver inte ha samma upplägg för två personer som arbetar på olika sätt.
Bestäm vad som räknas som klart. Skriv ett enkelt resultat för varje uppgift: kunden hör rätt nummer, dokumentet öppnas eller bilden hamnar i rätt ärende. Då kan användaren visa att det fungerar. Det hjälper också ansvarig att skilja mellan en installerad app och ett arbetsflöde som faktiskt går att genomföra utan stöd från någon annan.
Gör skärmen bekväm att läsa
Justera texten med användaren. Apple visar hur textstorlek ändras under Inställningar, Visning och ljusstyrka samt med ytterligare alternativ i Hjälpmedel. Läs Apples guide till textstorlek. Prova förändringen i företagets viktigaste appar. En större text ska göra arbetet lättare utan att dölja knappar eller göra ett formulär svårt att använda.
Prova i den vanliga arbetsmiljön. En skärm som är lätt att läsa vid skrivbordet kan behöva andra inställningar i ett ljust kundrum. Be personen läsa ett arbetsunderlag och hitta de knappar som används. Stäm även av om ett skal gör greppet bättre. Det är användarens uppgift och komfort som ska styra små justeringar, inte att alla telefoner måste se identiska ut.
Lägg de viktigaste apparna där de hittas
Samla en tydlig arbetsyta. Placera de appar som används varje dag på ett ställe som användaren förstår. Skilj dem från sådant som sällan behövs. Be personen själv öppna ett uppdrag och växla till nästa app. En enkel placering kan minska letandet, särskilt när mobilen används mellan möten eller ute hos kunder och tiden för små moment är kort.
Kontrollera vilken app som öppnar materialet. En länk från mejlen kan behöva gå till företagets godkända tjänst, och ett dokument kan kräva rätt konto. Prova ett exempel som liknar vardagen. Om en app ber om ny behörighet eller ett annat konto ska användaren veta vart frågan går. Personen ska inte behöva välja en privat genväg bara för att komma vidare i introduktionen.
Gå igenom samtal och kontakt
Låt någon ringa jobbnumret. Prova att svara, ringa tillbaka och hitta rätt kontakt. Kontrollera vilket nummer en mottagare ser vid ett utgående samtal. Om telefonen har flera linjer ska användaren förstå vilken som används i jobbet. Ta även upp hur ett missat samtal hanteras och om röstbrevlåda eller annan hänvisning behöver ställas in.
Beskriv företagets tillgänglighet. Ange när användaren förväntas ta kundkontakt och vem som hjälper till vid ledighet. Telefonen ska inte skapa ett outtalat krav på ständig beredskap. Skriv vilka meddelanden som behöver snabb hantering och vilka som kan vänta. Det gör det enklare att välja aviseringar utan att personen själv måste avgöra företagets alla prioriteringar.
Ställ in aviseringar och prova dem
Apples Fokus kan användas för att tillåta vissa aviseringar och tysta andra. Prova ett fokus innan det blir en rutin. Läs Apples beskrivning av Fokus och gör ett test med företagets viktiga kontakt. Kontrollera att ett nödvändigt kundsamtal eller arbetsmeddelande fortfarande uppmärksammas. En lugn skärm är inte målet om viktig kontakt försvinner samtidigt.
Ta med andra anslutna enheter. Användaren kan också ha en klocka eller dator som visar meddelanden. Fråga var aviseringar märks under arbetet och prova resultatet. Om signalen inte hörs ska det beskrivas konkret. Ändra inte flera inställningar samtidigt utan anteckning, eftersom det då blir svårare att förstå varför ett meddelande senare dyker upp på en annan plats än väntat.
Prova att skapa och lämna arbetsmaterial
Gör ett helt dokumentationsmoment. Ta en testbild, skapa en anteckning eller fyll i ett arbetsformulär beroende på rollen. Lägg resultatet på den godkända platsen och kontrollera att en behörig kollega kan nå det. Undvik verkliga känsliga kunduppgifter i ett onödigt test. Introduktionen ska visa arbetsvägen utan att skapa material som måste städas bort från fel konto senare.
Förklara appens behörighetsfrågor. Om ett arbetsverktyg behöver kamera eller annan åtkomst ska användaren förstå varför och vad som gäller i företaget. Om något oväntat efterfrågas behöver ansvarig kunna ge besked. Godkänn inte allt på rutin för att slutföra introduktionen snabbt. En begriplig instruktion hjälper personen känna igen när nästa arbetsmoment kräver ett nytt beslut.
Kontrollera uppkopplingen på rätt plats
Prova både godkänt wifi och mobildata. Öppna arbetsappen på den plats där den vanligen ska användas. Om internetdelning till datorn ingår i jobbet ska även den uppgiften ha ett godkänt test och ett tydligt användningssätt. Notera vad som inte fungerar. Ett lyckat prov vid kontorets router bekräftar inte allt som behöver fungera i lagret eller på en kundplats.
Bestäm var laddning kan ske under dagen. Visa godkänd utrustning och låt användaren prova att den fungerar med telefon och skal. Om mobilen används ute behöver personen veta vad som tas med och vem som ersätter ett trasigt tillbehör. Ta med laddningen i introduktionen så att den inte först blir en fråga vid nästa kundbesök.
Lämna en kort instruktion till användaren
- Vilka uppgifter som har provats och var apparna finns.
- Vilket nummer och konto som används i arbetet.
- Hur viktig kontakt och frånvaro hanteras.
- Var arbetsmaterial ska sparas och delas.
- Vem som hjälper till vid fel, skada eller förlust.
- Vad som behöver följas upp efter första arbetsdagen.
Gör instruktionen lätt att hitta. Använd en plats som företaget redan använder för personalinformation och ge en alternativ kontaktväg om mobilen inte fungerar. Gå igenom den tillsammans med personen. Spara datum och vilka frågor som återstår. Ett dokument som aldrig har lästs ska inte användas som bevis för att en medarbetare har förstått en ny rutin.
Följ upp när telefonen har använts på riktigt. Fråga vilka moment som tog tid och vilka inställningar som behöver justeras. Om tjänsten behöver ändras, börja med företagsabonnemang och kontakta MobilPartner med det konkreta behovet. Läs även tipsen för att skydda företagets mobil som ett separat stöd till säkerhetsrutinen.