Två kollegor har samma jobbmobil men helt olika behov av surf. Den ena sitter mest på kontoret. Den andra delar internet till en dator mellan kundbesök. Mät användningen innan ni väljer surfmängd. En gemensam gissning för alla kan ge onödiga kostnader för vissa och en tjänst som inte räcker för andra.
Det finns inget enda antal gigabyte som passar alla företag. Arbetsuppgift, wifi och resor ändrar behovet. Den här guiden visar hur du samlar ett enkelt underlag under en normal arbetsperiod. Den handlar om hur mycket mobildata som behövs. Villkoren för en tjänst med obegränsad surf behöver granskas separat, även när användningen är hög.
Börja med vad som händer utanför wifi
Beskriv en vanlig arbetsdag. Gör personen videosamtal, skickar stora bilder eller använder internetdelning? Skriv också var mobilen har tillgång till ett fungerande wifi. Det är mobildata utanför den anslutningen som ska bedömas för abonnemanget. En uppgift som används ofta kan dra lite data, medan en enda stor överföring kan påverka hela månadens förbrukning.
Skilj jobbets användning från annan trafik. Om privat användning är tillåten kan den ingå i statistiken. Bestäm om företaget ska dimensionera tjänsten för all tillåten användning eller bara arbetsbehovet. Samla inte in detaljer om privata aktiviteter för att göra den bedömningen. En total och en beskrivning av arbetets vanliga moment kan ofta räcka som början.
Se användningen i din iPhone
Apple visar hur du hittar statistik under Inställningar och Mobilnät. Där kan du se vilka appar som använder mobildata och nollställa statistiken. Anteckna när mätningen börjar. Läs Apples guide till mobildata för det aktuella gränssnittet. Spara startdatum och värden innan du nollställer, så att du inte förlorar en period du ville jämföra med.
Telefonens period är inte säkert fakturans period. Kontrollera när statistiken senast nollställdes och välj en tydlig ny mätperiod. Operatörens uppgift behöver användas när förbrukningen enligt avtalet ska kontrolleras. Telefonens statistik är ett praktiskt verktyg för att förstå användningen, men den ska inte ensam användas för att förklara en avvikelse på fakturan.
Om telefonen har två linjer behöver du veta vilken linje som används för mobildata. Skriv det i mätningen. En låg förbrukning på företagets abonnemang kan bero på att telefonen använder en privat linje. Då ger siffran fel bild av jobbets behov. Kontrollera valet tillsammans med användaren utan att ändra inställningar som personen inte förstår.
Mät en period som liknar verkligheten
Välj en representativ månad. En vecka med semester eller en tillfällig mässa ska inte ensam styra alla framtida abonnemang. Mät gärna över en hel fakturaperiod och anteckna ovanliga händelser. Om arbetet skiftar mycket kan två olika perioder ge bättre underlag: en vanlig kontorsmånad och en månad med fler resor eller kunduppdrag.
Följ upp utan att skapa ett stort projekt. Be användaren göra en notering varje vecka om större moment som internetdelning eller videomöten. Registrera total användning och vad som avviker från det vanliga. Det ska gå att förstå varför en topp inträffade. Ett enkelt kalkylblad med datum och korta kommentarer kan ge mer nytta än många osorterade skärmbilder.
| Uppgift att notera | Varför den hjälper |
|---|---|
| Start och slut för mätningen | Gör perioderna möjliga att jämföra. |
| Total förbrukning enligt operatören | Kopplar behovet till abonnemangets period. |
| Internetdelning och större överföringar | Förklarar arbetsdagar som skiljer sig från det vanliga. |
| Resor och frånvaro | Visar om månaden är representativ. |
Räkna med nästa arbetsperiod
Titta framåt innan ni väljer gräns. Om personen snart ska arbeta mer ute hos kunder räcker inte en gammal kontorsmånad som underlag. Fråga vilka arbetsuppgifter som förändras. Ange också om wifi finns på de nya platserna och om det får användas för företagets arbete. Ett abonnemang behöver passa det planerade arbetet, inte bara historiken.
Lägg till en förklarad marginal. Om en normal månad i ett tänkt exempel använder tolv gigabyte behöver du jämföra vilka nivåer som faktiskt erbjuds och vad som händer om de överskrids. Exemplet anger ingen rekommenderad nivå för alla. Marginalen ska motiveras av variationen i arbetet och kostnaden eller begränsningen vid extra förbrukning.
Internetdelning behöver en egen kontroll
En dator kan ändra förbrukningen snabbt. När mobilen delar anslutning till datorn kan flera arbetsuppgifter använda samma surf. Ta med uppdateringar, stora filer och möten i mätningen. Testa ett vanligt arbetspass i den miljö där funktionen behövs. Bedöm både datamängd och om anslutningen fungerar tillräckligt stabilt för den uppgift personen ska utföra.
Bestäm hur tillfällig reservuppkoppling ska användas. Om kontorets nät försvinner ska inte alla automatiskt göra telefonen till en full ersättning utan att någon har planerat det. Fråga leverantören om villkoren för internetdelning och om upplägget passar behovet. En tillfällig nödlösning och företagets vanliga internetförbindelse behöver olika underlag även om samma telefon kan användas.
Minska onödig trafik med användarens hjälp
Identifiera trafik som kan vänta. Stora överföringar kan ibland göras när ett godkänt wifi är tillgängligt. Men begränsa inte en viktig arbetsapp bara för att den syns högt i statistiken. Fråga vad appen gör och hur arbetet påverkas. En sparad gigabyte är inte ett bra resultat om ett kunduppdrag inte kan avslutas i tid.
Apple beskriver läget Låg dataförbrukning, som kan begränsa viss bakgrundsaktivitet. Prova ändringen i arbetsflödet. Kontrollera att nödvändiga funktioner fortfarande beter sig som väntat. Dokumentera vilka inställningar ni ändrar. Då kan användaren förstå en fördröjd överföring och återgå till tidigare läge om förändringen inte passar uppgiften.
Tolka en topp innan du drar slutsatsen
En ovanlig dag kan ha en enkel förklaring. I ett tänkt exempel har en användare skickat fyra stora videofiler över mobilnätet eftersom kontorets wifi låg nere. Om det sällan händer kan ni jämföra kostnaden för extra surf med en större normalnivå. Om det händer varje vecka behöver det ingå i grundbehovet. Kontrollera även om uppgiften kan planeras annorlunda utan att fördröja kundarbetet.
Ändra en sak i taget. Om ni både byter app, stänger av trafik och höjer surfmängden går det inte att förstå vilken förändring som hjälpte. Spara mätningen före ändringen och bestäm när ni följer upp resultatet.
Begär förslag utifrån mätningen
Skicka behovet, inte bara en önskad siffra. När ni jämför företagsabonnemang, ange normal förbrukning, variation och om internetdelning behövs. Be om vilka nivåer som finns, hur extra surf hanteras och vad tjänsten kostar under hela perioden. Utlandssurf ska redovisas separat så att en svensk surfmängd inte misstolkas som lika mycket data överallt.
Följ upp efter bytet. Kontrollera första hela perioden mot mätningen och fråga användaren om arbetet fungerade. Om behovet ändrats kan ni undersöka vilka justeringar avtalet medger. Spara varför nivån valdes. Kontakta MobilPartner med underlaget så kan nästa abonnemangsval utgå från företagets verkliga användning.